Procesos

Calificación de los procesos

Un proceso, un grupo de actividades interrelacionadas

Calificación de los procesos

Equipo de mejoramiento de los procesos
En los equipos de mejoramiento de procesos (EMP), debe haber representantes de los departamentos involucrados en el proceso a mejorar.
  1. CALIFICACION DEL PROCESO

Convertirse en el mejor es un objetivo elevado y difícil. Tener los mejores procesos de la empresa deberá ser la meta de todos; pero se necesita acontecimientos importantes que indiquen de qué manera se está avanzando. A esto se refiere la calificación del proceso de la empresa. De ésta surgen los acontecimientos trascendentes y los puntos de reconocimiento para los equipos de mejoramiento del proceso (EMP).

En la década de los años 70, las empresas dinámicas introdujeron procedimientos formales de calificación del proceso con el fin de aplicarlos a sus procesos de manufactura. Este establecía un proceso de calificación de cuatro niveles que se utilizaba para evaluar los procesos de manufactura antes de enviar el producto a los clientes externos. En cada etapa progresiva, se establecen nuevas expectativas.

Durante el procedimiento de calificación del proceso se definen y se verifican las ventanas del proceso, capacidad del equipo, puntos de control del proceso, especificaciones de entrenamiento, limitaciones en la cantidad de información generada en un proceso y tiempo del ciclo de manufactura.

Por lo general, la calificación del proceso de manufactura se lleva a cabo antes de despachar el primer producto a un cliente. Sistemáticamente, ésta contribuye a que el concepto de proceso evolucione, maximice tanto su eficiencia como su efectividad y garantice el rendimiento del producto.

Definición de los términos fundamentales:

  • Certificación: Se aplica a una sola actividad o pieza del equipo.
  • Calificación: Esta involucra la evaluación de un proceso completo, compuesto por muchas actividades individualmente certificadas, para determinar si el proceso puede funcionar en el nivel apropiado cuando las actividades están encadenadas.
  1. ES NECESARIA LA CALIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA

La calificación del proceso de manufactura garantiza que el diseño del proceso proporcione a los clientes productos aceptables. Un proceso deficiente puede destruir años de arduo trabajo. Los clientes recuerdan con amargura un desempeño mediocre aun mucho tiempo después de que se haya esfumado la dulzura de un servicio sobresaliente.  La calificación del proceso resulta útil, puesto que motiva para dar los primeros pasos hacia el mejoramiento continuo. Trátese de profesionales, empleados de oficina o jefes de nivel intermedio, a las personas les gusta ser reconocidas por sus esfuerzos y se sienten estimuladas por el reconocimiento público. La calificación del proceso proporciona un sistema de medición que infunde un sentimiento de orgullo en cada uno de los equipos.

Normalmente, la calificación de un proceso abarca los siguientes pasos:

  • El EMP evalúa el proceso utilizando la lista adecuada de requerimientos,
  • El líder del EMP solicita un cambio en el nivel de calificación,
  • El campeón del Mejoramiento del Proceso de la Empresa (MPE) (zar) revisa el estatus del proceso,
  • El EMP prepara un informe sobre el estatus del proceso y lo envía al comité de revisión. Con frecuencia, el EEM actúa como comité revisor,
  • El EMP presenta al comité revisor los datos correspondientes al cambio del proceso,
  • El presidente del comité revisor emite la carta para el cambio en la calificación del proceso,
  • El comité revisor recompensa al EMP por sus logros.
  1. NIVELES DE MPE (MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE LA EMPRESA)

Un proceso de calificación de seis niveles puede proporcionar una estructura y una guía efectivas para las actividades de MPE. Estos niveles llevan al EMP de un estatus de desconocimiento del proceso al de mejor clasificación o de clase mundial.

Se considera que todos los procesos de la empresa se encuentran en el nivel 6. A medida que mejora el proceso, éste progresa en forma lógica hasta el nivel 1.   Es posible que no todos los procesos en todas las organizaciones tengan que pasar por estos seis niveles. Con frecuencia, al convertirse en el mejor, se incurre en costos considerables. En la mayor parte de los casos, las organizaciones tienen muchos procesos de la empresa que necesitan mejoramiento.

  1. DIFERENCIAS ENTRE LOS NIVELES DEL PROCESO DE LA EMPRESA

Para determinar si el proceso ha evolucionado hasta el nivel siguiente, deben abordarse ocho áreas principales de cambio:

  • Mediciones relacionadas con el cliente final,
  • Mediciones y/o desempeño del proceso,
  • Alianzas con proveedores,
  • Documentación,
  • Entrenamiento,
  • Benchmarking,
  • Adaptabidad del proceso,
  • Mejoramiento continuo.

Las definiciones siguientes ayudan a comprender las expectativas cambiantes que deben satisfacerse para modificar los niveles de calificación:

  • Requerimientos: Aquello que el cliente desea que se le suministre,
  • Expectativas: Aquello que el cliente desearía tener para realizar un trabajo óptimo; lo que el cliente considera que razonablemente se le podría suministrar o que puede obtener de un competidor,
  • Deseos: La lista de deseos del cliente; lo que le gustaría tener pero que no es esencial.

REQUISITOS PARA CALIFICAR AL NIVEL 5: Todos los procesos se clasifican al nivel 6, hasta tanto se reúnan los datos suficientes para determinar su verdadero estatus. Normalmente, los procesos se desplazan del nivel de calificación 6 al nivel 5. Para calificar en cualquier nivel, deben satisfacerse o sobrepasarse todos los criterios en cada una de las ocho áreas, principales de cambio.

REQUISITOS PARA CALIFICAR AL NIVEL 4: Cuando un proceso evoluciona para calificar al nivel 4, se le denomina proceso efectivo. Los procesos que califican hacia el nivel 4 han incorporado un sistema de medición sistemático que garantiza la satisfacción de las expectativas del cliente final. El proceso ha comenzado a modernizarse. Para calificar hacia el nivel 4, el proceso debe ser capaz de cumplir todos los requisitos de calificación del nivel 5.

REQUISITOS PARA CALIFICAR AL NIVEL 3: Cuando un proceso evoluciona para calificar al nivel 3, se le denomina proceso eficiente. Los procesos que califican hacia el nivel 3 han completado las actividades de modernización y se ha registrado un mejoramiento significativo en la eficiencia del proceso. Para calificar al nivel 3, el proceso debe satisfacer todos los requisitos de calificación de los niveles 5 y 4.

REQUISITOS PARA CALIFICAR AL NIVEL 2: Cuando un proceso ha evolucionado para calificar al nivel 2, se denomina proceso libre de errores. Los procesos que califican hacia el nivel 2 son altamente efectivos y eficientes. Se miden y se satisfacen las expectativas tanto de los clientes externos como internos. Rara vez se presenta un problema dentro del proceso. Los programas siempre se cumplen y los índices de estrés son bajos. Para calificar hacía el nivel 2, el proceso debe ser capaz de satisfacer todos los requisitos correspondientes a los anteriores niveles de calificación.

REQUISITOS PARA CALIFICAR AL NIVEL 1: El nivel más alto de calificación es el 1; indica que el proceso es uno de los diez mejores del mundo en su clase o que se encuentra entre el 10% de los mejores procesos de su clase, cualquiera sea el que tenga la población más pequeña. Los procesos que llegan al nivel de calificación 1 se denominan proceso de categoría mundial. Los procesos que califican para el nivel 1 han demostrado que se encuentran entre los mejores del mundo. Con frecuencia, éstos son los procesos objetivos de benchmarking para otras organizaciones. Como norma, son pocos los procesos que alguna vez llegan a este nivel alto en una organización. Los procesos que alcanzan el nivel 1 son realmente de categoría mundial y continúan mejorando para conservar su estatus como tal.  Para calificar hacía el nivel 1, el proceso debe ser capaz de cumplir todos los requisitos correspondientes a los anteriores niveles de calificación.

  1. ASIGNACIÓN DE NIVELES DE CALIFICACIÓN

Cuando recibe una solicitud para cambiar el nivel de calificación de un proceso, debe reunirse con el responsable de éste para revisar los datos referentes al proceso y verificar que éstos estén completos. Antes de la reunión, el EMP deberá presentar un informe explícito sobre el estatus del proceso, que contenga lo siguiente:

Datos de soporte del proceso (es decir, nombre del proceso, misión del EMP, miembros del EMP, alcance del proceso)

  • Estatus de todas las evaluaciones,
  • Diagrama de flujo del proceso,
  • Estatus actual documentado y comparado con los requisitos para pasar al nivel siguiente,
  • Mejoramientos realizados a partir del último cambio de nivel,
  • Problemas o riesgos solucionados,
  • Problemas o riesgos no solucionados,
  • Plan para mejorar el proceso hacia el siguiente nivel de calificación.
  1. PROCESO DE RECONOCIMIENTO Y DE RECOMPENSA

Se sugiere insistentemente que el Equipo Ejecutivo de Mejoramiento (EEM) establezca un proceso de reconocimiento y de recompensa para premiar al Equipo de Mejoramiento del Proceso (EMP) cada vez que su proceso de la empresa se califique en un nivel superior. La naturaleza de la recompensa debe incrementarse a medida que sea más difícil de obtener el nivel de calificación. La siguiente es una estructura típica de recompensa:

NIVEL  
DE A

RECOMPENSA

6 5

Artículo en el boletín interno de la organización.

5 4

Almuerzo para el EMP con asistencia del EEM. Regalar un obsequio especial como reconocimiento.

4 3

Un almuerzo, un banquete, o un buffet, para cada uno de los miembros del EMP y un invitado. Igualmente, un cheque equivalente al 10% de la participación del individuo en el ahorro documentado a partir de la integración del EMP.

3 2

Un almuerzo, un banquete, o un buffet, formal con el EEM. Hacer la entrega de un obsequio especial a cada miembro del EMP.

2 1

Evento anual de reconocimiento en un sitio vacacional para el EMP y sus invitados. El primer año durante el cual el proceso de la empresa se reconoce como de clase mundial, entregar a todos los miembros del EMP una contribución especial de US$10.000,00 en efectivo o un 50% de los ahorros documentados en un año o cualquier cantidad de dinero que sea menor.

Diagrama ilustrativo de las actividades de un proceso
Un proceso es un grupo de actividades que emplea un insumo para agregarle valor y suministrar un producto o servicio a un cliente.

BIBLIOGRAFÍA

  • Páginas Web de interés:
  • monografias.com
  • gestiopolis.com
  • slideshare.net

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